DMS системы - электронный документооборот
Системы DMS или управление документами (от англ. System Management System). Эти системы используются для составления, сбора, индексации, обмена и поиска наиболее точных документов, созданных внутри компании, а также документов, поступающих извне. Заказать систему электронного документооборота Вы можете на сайте Almexecm.com.ua по самой выгодной стоимости на сегодняшний день.
Системы DMS позволяют искать документы по определенным критериям. DMS может получать документы благодаря автоматическому сохранению с диска, прямому сканированию или по электронной почте. Кроме того, решение DMS позволяет распознавать и обрабатывать процессы документооборота во всей компании.
Благодаря отличной организации оформления документов, квалифицированным функциям и простому пользовательскому интерфейсу, системы DMS просты в использовании, что является еще одним плюсом.
Как работают системы DMS
Системы DMS способствуют эффективному и быстрому осуществлению деятельности, начиная с регистрации документов, заканчивая регистрацией, классификацией, совместным использованием и архивированием, а также управлением их рабочими процессами.
Документы, функционирующие в системе DMS, обычно организованы в виде древовидной структуры. Функции системы организованы классическим способом, что облегчает удобное иерархическое расположение документов для каждого вида деятельности или подразделения компании.
Системы DMS имеют ряд функций, облегчающих работу с документами и их поиск. Каждый документ является владельцем метрики, представляющей информацию о нем. Информация, содержащаяся в метрике, может быть расширена для включения новых должностей сотрудника. Документы могут быть связаны вместе в наборы форм независимо от того, где в дереве они были сохранены.
Системы DMS быстро и легко накапливают документы извне:
- по электронной почте (электронная почта в DMS)
- из офисных систем (MS Office, Open Office и др.)
- из встроенного редактора для текстовых и HTML-файлов
- со сканера (например, счет на покупку)
- из факса
- с диска рабочей станции пользователя ISOF-Workflow
- «виртуальные документы» из других модулей ISOF (Форма, Клиент, Деятельность CRM, Задача CRM, Счет, Запрос на обслуживание).
Системы DMS делают поиск документов просто тривиальным. Просто введите название документа и приблизительное место, где документ должен быть найден и готов. Как только документ найден, вы можете использовать функцию поиска, которая найдет документ и определит его место в дереве. Если вы прикрепите определенный документ к нескольким рабочим областям, система DMS уменьшает дублирование данных, которые действительно сохраняются только в одном месте.
Кроме того, система отображает подробную информацию о выбранном документе, типовой идентификационный номер, информацию о том, где он находится, версию документа, формат, размер, дату и время создания документа. Чтобы система указала поиск документов, выберите функцию, по которой будет выполняться поиск документа.
